Det udvidede økonomiudvalg i Aalborg Kommune har i dag fået en orientering om revisionens vurdering efter serviceeftersynet af eventområdet i Økonomi og Erhverv. Eftersynet viser, at der har været en meget mangelfuld dokumentationspraksis og generel manglende opmærksomhed på overholdelse af godkendelsesprocedurer.
Det udvidede økonomiudvalg i Aalborg Kommune har på dagens møde fået forelagt resultaterne af den uvildige undersøgelse, som er lavet af kommunens revision Deloitte. Derudover har de også gennemgået den gældende eventstrategi for 2021-2025 og den nuværende tilgang til arbejdet med events og markedsføring. Det sker på baggrund af kritik i flere medier.
Det skriver Aalborg Kommune i en pressemeddelelse.
Deloittes eftersyn viser, at der på eventområdet har været en mangelfuld praksis, hvor grundlæggende principper for dokumentation og godkendelse ikke har været overholdt. Eftersynet viser også, at der har været en arbejdsmetode og kultur, hvor niveauet og omfanget for pleje af samarbejdsrelationer og repræsentation ikke har fulgt med tiden.
På baggrund af serviceeftersynet af rammerne af eventområdet udtaler det udvidede Økononomiudvalg kritik af Økonomi og Erhvervs håndtering af dokumentation og godkendelse af udgifter på kommunale kreditkort. Kritikken omfatter også ledelsens opmærksomhed på efterlevelse af kommunens retningslinjer på området, navnlig under hensyn til det fokus, der har været på anvendelse af kreditkort.
”Vi har nu fået et dækkende billede af eventområdet, og jeg er meget ked af situationen, som er dybt beklagelig og kritisabel. Jeg tager naturligvis afstand fra, at dokumentationen har været mangelfuld, hvilket bare ikke er godt nok”, siger Thomas Kastrup-Larsen og fortsætter:
”Vi må samtidig erkende, at vores retningslinjer på dokumentationsområdet bør præciseres og formidles bedre til medarbejderne. Derfor giver vi revisionen medhold i kritikken, og vi går med det samme i gang med at få præciseret retningslinjerne med udgangspunkt i anbefalingerne fra god adfærd i det offentlige, som er udarbejdet af staten, Danske Regioner og KL. Derudover vil vi sikre at de medarbejdere, der har brug for et kommunalt Mastercard for at kunne løse deres opgaver, har indgående kendskab til reglerne for dokumentation og godkendelse”.
Personalemæssig konsekvens af serviceeftersyn
Aalborg Kommune kan oplyse, at Søren Thorst i forbindelse med serviceeftersynet af eventområdet har modtaget en advarsel for ikke at have fuldt administrative procedurer og forretningsgange ved brugen af MasterCard.
Herudover er det aftalt, at Søren Thorst i to tilfælde, hvor forplejningen ved repræsentationsmøder har været højere end, hvad man har vurderet ville være rimeligt, tilbagebetaler de afholdte udgifter.
Dermed er spørgsmålet om det personalemæssige aspekt af sagen afgjort.
Søren Thorst oplyser, at han har taget advarslen til efterretning, og i øvrigt ikke har yderligere bemærkninger til sagen.
Det udvidede økonomiudvalg er på dagens møde blevet enige om, at der nu skal udarbejdes en kompetencefordelingsplan, der beskriver ansvarsfordelingen mellem Økonomiudvalget og forvaltningen. Planen skal sikre et opdateret grundlag og ramme for arbejdet med markedsføring og events i Økonomi og Erhverv.
Kompetencefordelingsplanen vil have udgangspunkt i følgende:
- Økonomiudvalget skal godkende udgifter på 50.000 kr. og derover til markedsføring, events mv. dog således, at der for nogle opgavetyper efter konkret politisk beslutning kan delegeres yderligere kompetence til forvaltningen.
- Markedsføringsaftaler godkendes i Økonomiudvalget forud for indgåelse.
- Aalborg Events skal kvartalsvis fremlægge statusregnskab inklusive oversigt over betalinger over 50.000 kr. i forbindelse med større events med særskilt budgetramme.
Når der er udformet en kompetencefordelingsplan, vil Økonomiudvalget vurdere, om der er behov for at opdatere målsætninger og indhold i kommunens eventstrategi, så den afspejler de politiske ønsker på området.
”Økonomiudvalget er enige om, at events er til stor glæde for mange af Aalborg Kommunes borgere og samtidig er en vigtig investering for kommunen, der sikrer aktivitet og liv. Men vi skal selvfølgelig arbejde med tingene på en måde, så alle gældende regler er overholdt. Samtidig skal vi fra politisk side udstikke en klar retning for, hvad vi gerne vil have af aktiviteter i vores fantastiske by og kommune. Med serviceeftersynet og den politiske dialog i dag har vi taget det første store skridt på at sikre dette. Events skal være en gevinst for Aalborg, ikke et kritikpunkt,” slutter Thomas Kastrup-Larsen.
Serviceeftersynet
- Et enigt Økonomiudvalg besluttede på et møde den 24. oktober 2022 at vurdere tilgangen til eventområdet i Aalborg Kommune i samarbejde med kommunens revision.
- Eftersynet har dækket kommunens interne retningslinjer for anvendelse af Mastercards, kravene til bilagsdokumentation og ledelsesgodkendelse.
- Gennemgangen er foretaget af revisionen Deloitte med fokus på tre områder: Forretningsgang for anvendelse af kreditkort. Rejse- og befordringsgodtgørelse ved rejser. Godkendelsesprocedure i Økonomi og Erhverv for køb på Mastercard – kreditkort.
- Revisionen har også gennemgået posteringer for at vurdere, om bilagsmaterialet er i overensstemmelse med Aalborg Kommunes retningslinjer.
